Инвентарь

1. Назначение и особенности учета инвентаря

Раздел "Инвентарь" предназначен для учета и отслеживания перемещения расходных материалов, спецодежды, инструментов и других объектов, которые не требуют индивидуального учета. В отличие от функционала для учета Инструментов, инвентарь фиксируется только в количественном выражении и не имеет индивидуальных характеристик (например, нет статусов «исправен», «в ремонте»).

Основные особенности учета инвентаря:

• Количественный учет: инвентарь фиксируется по количеству, а не по каждому конкретному объекту. Например, количество касок, защитных очков, расходных материалов.

• Перемещения и выдача: инвентарь перемещается между пользователями и локациями. При этом программа фиксирует дату, получателя и количество выданного инвентаря.

• Списание: израсходованный или поврежденный инвентарь списывается из учета.

• Простота контроля: благодаря учету по локациям и пользователям можно легко отслеживать, кто и сколько получил, и когда нужно пополнить запасы.

2. Настройка типов инвентаря

Перед тем как пользователи смогут добавить инвентарь в систему, администратор должен настроить типы инвентаря. Каждый тип инвентаря включает в себя:

• Наименование: название инвентаря (например, "Каска строительная").

• Описание: подробное описание назначения инвентаря (например, "Защищает голову от ударов и падения объектов").

• Фотографии: изображения инвентаря для визуального подтверждения того, как он должен выглядеть.

• Единица измерения: единица, в которой учитывается инвентарь (например, "шт" – штуки).

• Категория: классификация инвентаря (например, "Средства индивидуальной защиты").

Дополнительные параметры инвентаря

Для каждого типа инвентаря могут быть настроены дополнительные параметры, которые помогут более точно охарактеризовать предмет. Например:

• Цвет (для каски или одежды).

• Размер (для спецодежды или обуви).

• Модель (для оборудования или инструментов).

• Срок годности (для расходных материалов).

Параметры могут быть настроены следующим образом:

• Обязательность: для каждого параметра можно установить, является ли его заполнение обязательным. Например, для каски обязательным параметром будет цвет.

• Тип значения: определяет, какой тип данных можно ввести в поле:

  • Текст – для произвольных данных (например, для описания или комментариев).

  • Число – для указания размеров, количества и других числовых значений.

  • Дата – для указания срока годности или даты изготовления.

  • Список – для выбора из предложенных вариантов (например, цвета каски: «белый», «рыжий»).

Пример настройки параметров для каски:

• Наименование: Цвет.

• Обязательный: Да.

• Тип значения: Список.

• Варианты значений: «Белый», «Рыжий».

Почему параметры важны:

Параметры дают системе гибкость, позволяя точно и эффективно вести учет, при этом не перегружая базу лишними типами инвентаря. Например, без возможности добавления параметра «Размер» для типа инвентаря «Ботинки рабочие», нам пришлось бы создавать несколько типов для разных размеров — «Ботинки рабочие, размер 42», «Ботинки рабочие, размер 43» и так далее. Это усложнило бы учет общего количества купленных ботинок, ведь каждый размер был бы отдельным типом.

Система же с параметрами позволяет решить этот вопрос намного проще и удобнее:

• Размер становится параметром для типа «Ботинки рабочие», а не отдельным типом. Это помогает эффективно отслеживать общее количество купленных ботинок всех размеров.

• В настройках сотрудника можно указать, что ему нужны ботинки, а именно какой размер — решится при выдаче. Такой подход значительно упрощает процесс учета и позволяет гибко управлять запасами.

• В таблице инвентаря будут только те инвентари, которые реально кому либо выданы.

Таким образом, параметры позволяют избежать создания множества однотипных объектов, что делает систему гораздо более компактной и удобной для использования. Гибкость параметров делает систему подходящей для самых разных и сложных учетных задач.

3. Добавление инвентаря

После настройки типов инвентаря, пользователи могут добавлять инвентарь в систему, но при этом важно, что они должны следовать заранее заданным правилам. Процесс добавления инвентаря выглядит так:

1. Выбор типа инвентаря: пользователь выбирает нужный тип инвентаря из уже настроенных (например, «Каска строительная»).

2. Заполнение параметров: на основе настроек администратора, пользователь заполняет параметры:

   • Например, для каски нужно выбрать цвет из предложенного списка (например, «Белый» или «Рыжий»).

   • Вводит количество.

3. Определение получателя: выбирается, кому будет передан инвентарь – конкретному сотруднику или локации (например, склад, строительная площадка).

4. Фиксация добавления: после подтверждения система фиксирует информацию о передаче инвентаря.

Таким образом, инвентарь будет добавлен в систему, а пользователи смогут отслеживать его местоположение и количество.

4. Основные операции с инвентарем

После того как инвентарь добавлен в систему, пользователи могут выполнять различные операции:

4.1. Выдача инвентаря

При выдаче инвентаря сотруднику или локации, система фиксирует факт передачи:

• Пользователь выбирает инвентарь.

• Указывает количество, которое нужно выдать.

• Указывает получателя (сотрудника или локацию).

• Программа фиксирует информацию о дате выдачи и обновляет количество инвентаря.

4.2. Перемещение инвентаря

Если инвентарь нужно переместить от одного сотрудника к другому или между локациями:

• Пользователь выбирает инвентарь.

• Указывает количество, которое нужно переместить.

• Выбирает нового получателя (сотрудника или локацию).

• Система фиксирует перемещение и обновляет данные.

4.3. Списание инвентаря

Когда инвентарь израсходован или поврежден, его можно списать:

• Пользователь выбирает инвентарь.

• Указывает количество, которое подлежит списанию.

• Программа фиксирует списание и обновляет учет.

5. Примеры использования

Пример 1: Выдача спецодежды

Администратор настроил тип инвентаря «Каска строительная» с параметром «Цвет» (обязательный) и списком вариантов: «Белый», «Рыжий». Когда работник получает каску, система фиксирует, какой цвет и в каком количестве ему был выдан, а также дату выдачи. В дальнейшем можно отслеживать сроки замены каски и следить за потребностями в новых поставках.

Пример 2: Передача материалов на склад

Строительный материал (например, бетонные блоки) может быть выдан сотруднику с указанием точного количества и типа (например, «Блок бетонный»). Система отслеживает, сколько и когда было передано, а также какие материалы находятся на складе.

Пример 3: Учет расходных материалов для инструментов

Когда сотрудник использует расходные материалы (например, сверла), программа позволяет фиксировать их передачу. Параметры, такие как тип материала, количество и дата выдачи, легко отслеживаются для дальнейшего контроля за расходом.

6. Итоги

Функционал «Инвентарь» значительно упрощает процесс учета расходных материалов, спецодежды и других объектов, позволяя точно фиксировать все операции: от выдачи до списания. Гибкая настройка параметров инвентаря позволяет администраторам создавать необходимые поля для точного учета, а пользователи могут легко добавлять и перемещать инвентарь в рамках заранее установленных правил.